Gesucht: Büro-Koordination & Team-Assistenz (m/f/d)

Wir sind dwarfs and Giants! Eine innovative Unternehmensberatung für Organisationsdesign und Strategiearbeit. Wir begleiten Veränderungsprozesse von Organisationen in Richtung Selbstorganisation und agile Arbeitsweisen. Denn: “So wie du arbeitest, gestaltet sich die Welt.”

Wir verstehen uns selbst als Labor, in dem wir neue Ansätze ausprobieren und weiterentwickeln. Unsere Beratung wird durch viele interne Rollen unterstützt (u.a. Kommunikation, Design, Buchhaltung, Eventmanagement, etc.), die mit hoher Eigenverantwortung arbeiten und durch ihre professionellen Beiträge die Grundlage für unseren Qualitätsstandard legen. 

Hier kommst du ins Spiel.

Welche Aufgaben dich erwarten:

• Hands-on Büromanagement (Betreuung von Telefon / Emails / Postfach, Überblick aller Büro- und Trainingsmaterialien inkl. Nachbestellungen, Betreuung Drucker, Schlüsselverwaltung)
• Dokumentation interner Abläufe und Manuals
• Koordination (z.B. Reinigungsfirma, techn. Wartungsarbeiten, Hausverwaltung)
• Unterstützung für interne und öffentliche Events (z.B. Organisation, Catering/Essensbestellung, Gäste-Betreuung, Auf-/Abbau)
• Optional: Anmelde-Management für unsere öffentlichen Workshops und Trainings
• Konfektion und Versand von Onlinekurs- & Workshop-Materialien
• Team-Assistenz (Postversand, Unterstützung bei Reisebuchungen, Projektdokumentation, …) - und natürlich auch mal eine Weihnachts- oder Sommer-Party mitorganisieren :)
• Eigenständige Mitgestaltung in allen genannten Themen

Welche Qualitäten & Kompetenzen wir suchen:

• Hohe Eigenverantwortung und überdurchschnittlich gut strukturierte Arbeitsweise (Du liebst Listen!)
• Freude und Commitment, eine Support-Rolle proaktiv zu füllen
• Interesse für die Optimierung administrativer Prozesse
• bestenfalls Erfahrung in der Selbstorganisation
• Neugier, Teil eines Labors für neues Arbeiten zu sein
• Deutsch & Englisch fließend

Was dich bei uns erwartet:

• Jede Menge gelebtes Lernen über Selbstorganisation, neue Formen des Arbeitens und über dich selbst
• Ein Arbeitsplatz im Herzen Wiens: Neubaugasse 1, 1070 Wien
• Anstellung für 20 Stunden/Woche, ein Jahr befristet, danach unbefristet
• Start ab sofort
• Bruttomindestgehalt ab 2.150 € brutto Vollzeit, tatsächliches Gehalt abhängig von Einstufung im Kollektivvertrag und Vorerfahrung
• Flexibilität und offene Kommunikation